La dématérialisation par signature électronique : quels changements ?

La dématérialisation par signature électronique : quels changements ?

La signature électronique est un concept technologique assez récent qui permet de signer tous les documents en ligne. C’est donc une étape parmi plusieurs qui constituent dans l’ensemble la dématérialisation de certaines de vos tâches.

Cette solution est simple, et approuvée déjà par des milliers de particuliers, comme professionnels en France et un grand nombre de pays membres de l’Europe et de l’UE. Découvrons donc ensemble les grands changements possibles grâce à cette technologie, et ses applications intégrables dans notre vie de tous les jours. 

La dématérialisation avec la signature électronique : le concept expliqué

Pour faire simple, la création signature électronique est une procédure électronique technique qui permet à chacun de vos collaborateurs et vous même, d’accepter et de valider un document sous un format numérique bien évidemment. Cette procédure complète est appelée la dématérialisation de la signature. 

L’outil de gestion de la signature électronique, suit les normes nécessaires de contrôle des documents imposés par les autorités en Europe et en France. Ainsi, différents niveaux existent pour gérer une signature électronique. La dématérialisation peut donc passer par différents niveaux en fonction de l’importance du document, le profil de la personne qui interagit avec le document, et bien évidemment les garanties derrière chaque signature. 

La signature électronique, comme son nom l’indique, doit répondre à certains critères importants à obtenir. 

Critères principaux de chaque signature électronique

Afin que la signature électronique traverse un processus validé, il doit y avoir certains critères importants : 

  • L’identification complète de la personne qui signe le document
  • La preuve de consentement de la personne qui signe le document
  • La garantie de l’intégrité du document. 

Ces trois points réunis, peuvent garantir la réussite de la signature électronique, peu importe le type du signataire ou du document. 

the signature and ball pen

La valeur juridique et légale d’une signature électronique

Bien évidemment, chaque signature électronique dans les différents cas d’usages possibles et à travers les solutions existantes entrent dans un cadre juridique précis. 

Ce cadre en Europe, est réglementé eIDAS et en France, c’est la retranscription dans les articles 1366 et 1367 du code civil qui traitent ce sujet. Ainsi, les signatures électroniques doivent passer par des prestataires de confiance qui sont certifiés. La signature électronique n’a donc pas la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. 

En Europe, le règlement européen suit de près les tiers de confiance pour des audits réguliers. Ces audits permettent de prouver la conformité, et ainsi valider les solutions proposées qui permettent de valider une signature électronique. 

Le statut actuel de la dématérialisation en entreprise

Des milliers d’entreprises rien qu’en France ont franchi le cap pour tester l’expérience différente et surtout enrichissante des signatures électriques. La dématérialisation de la signature est le cœur des sujets actuels, et des transformations numériques que la nation continue de mettre en place. 

La transition n’est pas facile, pour abandonner les piles de contrats imprimés, et les signatures manuelles page par page, qui nécessitent parfois des envois par courrier postal et une attente infernale pour regrouper un nombre considérable de signatures de différents dirigeants, responsables ou décideurs. 

Archivage, copies physiques, dossiers perdus, attente de récupérer le dossier dans le bon service …etc. Voici quelques réflexes et des points qui peuvent s’effacer progressivement avec la dématérialisation de la signature et l’archivage numérique dans l’avenir. 

Le gain de temps considérable : souvent négligé 

L’édition des contrats pour des signatures manuelles, la logistique associée et l’archivage physique représentent des parties chronophages pour un grand nombre d’entreprises, et peu importe la taille de celle-là. 

Le scan des documents, l’envoi physique à travers la poste ou un prestataire privé similaire, la réception retardée, le retour de vacances d’un responsable pour la signature, voici quelques-uns des points irritants qui poussent de plus en plus de gérants à opter pour la signature électronique dématérialisée. 

Nous n’avons même pas encore évoqué les retours. Les retours en raison d’une pièce justificative manquante, les retours concernant une retouche ou un passage à reprendre, les retours concernant l’oubli d’une signature sur une page donnée…etc. 

Les retours sont également un frein en face des signatures manuscrites, facilement remplaçables par la signature électronique à un certain niveau de responsabilité, d’utilité et de cas de figure bien évidemment. 

Le changement remarqué après la digitalisation des signatures

La digitalisation des signatures et faire une signature électronique n’est qu’une étape parmi plusieurs qui permettent aux entreprises de passer vers un format numérique d’un ensemble d’opérations. Nous parlons dans ce cas des trois grandes étapes de chaque document :

  • La création et la production du document.
  • L’approbation et la signature du document.
  • L’archivage et la sauvegarde du document. 

Ainsi, de bout en bout, le résultat sera remarqué. Un gain de temps, un gain d’espace, et bien évidemment un gain de productivité. Une accessibilité améliorée des documents, et une optimisation administrative des processus qui permettent de mieux gérer l’avancement des projets, des tâches et des objectifs sous différents angles. 

Le processus de contractualisation sera donc amélioré pour les RH, les départements techniques, les partenaires internes, les partenaires externes, les fournisseurs et toute personne ou service nécessitant une signature ou l’approbation d’un document de la part d’un signataire ou de plusieurs. 

Les différences majeures avec la signature manuscrite

Les signatures manuscrites sont réputées par la quantité parfois choquante de documents, d’archives et de copies nécessaires pour l’ensemble des parties responsables de chaque signature. 

Ainsi, les lenteurs de traitement sont associées à chaque personne ou entreprise qui s’occupe de signer un accord, un contrat, un avenant de contrat ou n’importe quel document impliquant la responsabilité de plusieurs personnes ou plus qu’une entreprise à la fois. Les allers-retours sont alors plus fréquents entre le service et par exemple le secrétariat, entre l’entreprise et le service logistique, puis de l’autre côté également. Un passage du service de livraison puis le secrétariat ou l’accueil de l’entreprise qui dispatche les paquets vers chaque département et chaque personne concernée. 

La signature électronique vient regrouper un ensemble de ces opérations sous le même angle et même fichier. La validation, la visualisation et parfois même les éditions se font exclusivement en ligne. Le format numérique est donc privilégié avec plusieurs types comme celui PDF que vous avez sans doute déjà utilisé. 

Vous pouvez donc inviter vos clients, vos partenaires ou vos propres collaborateurs pour les signatures électroniques, suivre, gérer et même générer des rappels automatiques pour ne pas avoir à envoyer des rappels manuels chaque semaine ou chaque jour. Le face à face est donc peu privilégié, et ça tombe bien vu la popularité du remote work et des ressources travaillant à distance ou à temps réduit. 

Le rôle de Yousign comme fournisseur de technologie permettant la digitalisation des signatures

Signatures électroniques avancées, hébergement sécurisé 24H /24, chiffrement de vos données ou encore le profil de tiers de confiance certifié. Yousign est donc le partenaire pour démarrer son premier pas dans la digitalisation de la signature et le passage en signature électronique dans son entreprise. 

La e-Signature de Yousign est flexible, et s’adapte aux commerciaux, au personnel d’administration, aux ressources humaines et leurs besoins, ou encore aux DSI pour une automatisation utile, facile et pratique sur le court comme le long terme. 

Avec des références comme Shine, Konbini, BpiFrance ou Matera, Yousign s’est affirmé comme acteur important et fournisseur de solutions pour la signature électronique en France comme dans d’autres pays membres de l’UE. 

Une équipe ambitieuse de 100 membres répartis entre l’Allemagne, L’Espagne, l’Italie, la Pologne, les Royaumes-Unis ainsi que d’autres localisations qui se rajoutent à la liste tous les jours. Un groupement de solutions Made in Europe, validé par des dizaines de grandes références et des milliers de TPE, PME, Startups et autres profils d’entreprises et de structures. 

Comment Yousign interagit avec le RGPD ? 

En tant que tiers de confiance, le RGPD reste un pilier au milieu des activités de Yousign. Les opérations suivent et respectent une conformité avec le RGPD pour garantir une confidentialité pour les clients, vis-à-vis des informations, des documents et des transitions de données via les serveurs, et ceux des sous-traitants. 

Aucune transaction commerciale n’est donc réalisée en utilisant les données des bénéficiaires des services Yousign. Les données sont anonymisées, effacées après chaque fin d’obligation contractuelle et réglementaire. Sans oublier le chiffrement important pour protéger les données de bout en bout. 

Les données collectées par Yousign se composent en deux parties : les données confidentielles sur le signataire ou le responsable de la signature (nom, prénom, IP …etc), ainsi que les données du dossier de preuves nécessaires pour compléter et signer un contrat électronique avec une signature électronique. Une politique de confidentialité est disponible avec plus de détails sur le sujet, pour comprendre minutieusement comment les données sont stockées, pour quelle durée et sous quelle confidentialité. 

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