L’organisation d’un événement professionnel, qu’il s’agisse d’une soirée d’entreprise, d’un séminaire, une conférence ou un anniversaire, n’est pas différente de l’exploitation d’une petite entreprise. Elle exige des idées, une planification précise et une gestion détaillée d’un large éventail d’aspects. Cette organisation demande des compétences allant de la vente au marketing en passant par la gestion de projet ou la logistique.
Sommaire
Fixer des objectifs
En tant qu’organisateur d’événement vous devez vous demander pourquoi vous organisez un événement particulier. Les raisons peuvent être multiples et aller de la génération de revenus, au lancement d’une nouvelle campagne, d’un nouveau produit ou service, la promotion d’une marque, mais aussi l’anniversaire d’un collègue de bureau ou le départ à la retraite d’un collaborateur.
Conception du format et contenu
Une fois que vous aurez achevé votre étude de faisabilité, un organisateur doit envisager le format le plus approprié. Par exemple, faut-il créer un événement intime ou un événement public à grande échelle ? Y a-t-il un thème ? Si oui, comment allez-vous vous assurer que le lieu, les conférenciers et les idées reflètent le thème choisis. La création d’une équipe de projet aux multiples compétences permettra de couvrir des éléments allant de la partie créative à la réflexion logistique et pratique, jusqu’à la gestion financière.
Choix du lieu
Il s’agit peut-être de l’un des pôles les plus importants dans votre budget global. Soyez original ! Sachez que Paris regorge de nombreux bars insolites disponibles à la réservation. Plus qu’un lieu de rassemblement pour votre événement à Paris, la privatisation d’un bar vous garantira un cadre original et animé où vous pourrez partager un verre, des tapas et une ambiance festive. En misant sur un bar à réserver à Paris vous garantirez une bonne partie de la réussite de votre événement. Pour des rassemblements professionnels à taille humaine, les bars sont le lieu idéal pour un cadre détendu et intimiste.
Restauration
Avec le lieu, la restauration peut bien être l’un des coûts les plus importants de l’événement. L’espace de rassemblement est-elle louée avec une équipe de traiteurs ou vous devez-faire venir vos propres traiteurs ? Si vous utilisez un lieu établi, il y a de fortes chances que vous soyez lié à leurs traiteurs. Là encore, si vous privatisez un bar à Paris, vous profiterez des services de restauration et de boissons dudit bar. Sachez que de plus en plus de bars rejoignent ce concept et proposent également, des créneaux Happy hours prolongés. Un vrai plus.
Logistique
Selon la taille de l’événement que vous comptez organiser, vous devrez négocier et gérer de nombreux sous-traitants. Pour la signalisation, le mobilier, les revêtements de sol, la sécurité, la décoration, les imprimeurs, les concepteurs, les assurances, le service de billetterie, de nombreuses structures et personnes à gérer pour la réussite de votre rassemblement. Les relations sont la clé d’une bonne prestation de services et il est souvent bon de savoir exactement qui sera responsable de l’exécution sur place du contrat, pour le bon déroulement de la journée-soirée.
Marketing et communication
Ne sous-estimez pas les délais nécessaires pour préparer et promouvoir un événement avec succès. Le type d’événement, le public ciblé, les ressources internes et le budget dicteront votre approche marketing. Cependant, pour les événements publics d’envergure, la recherche de partenaires medias s’avère souvent fructueuse. Vos partenaires auront un point de vue commercial et pragmatique sur votre événement.
Le jour J
Vous avez planifié méticuleusement votre événement et maintenant le grand jour est arrivé. L’essentiel est d’avoir sous la main un plan directeur de l’événement, avec son déroulement et d’un briefing associé à toutes les personnes impliquées dans le projet. N’oubliez pas que la complexité de nombreux événements, implique que des imprévus pourront survenir au cours de la journée ou de la soirée. C’est à ce moment qu’une équipe forte, compétente et bien préparée prendra tout son sens.
Pour conclure
La clé de la réussite de son événement à Paris réside le plus souvent dans une bonne planification et organisation. Gérer un projet seul de A à Z peut souvent s’avérer chronophage et complexe. N’hésitez pas à déléguer tout ce qui peut l’être, comme des tâches annexes et non prioritaires. Cela vous permettra de dégager du temps pour les aspects les plus importants.
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On trouve aujourd’hui de plus en plus d’organisateurs d’événements qui proposent des services d’accompagnement, on les appelle les Event Planner. Ils s’occupent d’un large éventail de fonctions allant de la planification à la logistique en passant par la communication. Aussi, si vous ne vous sentez pas prêt à gérer et supporter tout la pression qui découlera de l’organisation de ce type d’événement, des professionnels spécialisés sont là pour vous accompagner à la carte, voir gérer à 100% votre organisation.
