Logiciel de gestion d’hôtel : 10 fonctions essentielles

Logiciel de gestion d’hôtel : 10 fonctions essentielles

Comme tous les secteurs d’activité, l’hôtellerie doit s’adapter aux mutations de la société et aux nouveaux modes de consommation, l’arrivée du digital y compris. C’est dans ce contexte qu’on assiste à l’apparition de différents outils ayant pour but d’optimiser la gestion de l’activité hôtelière. Ces outils permettent aux propriétaires d’hébergements touristiques de remplir leur établissement et interviennent aussi dans l’automatisation des tâches administratives, le management, la communication, etc. Parmi les plus connus, il y a le logiciel de gestion hôtelière qui est un support 100 % digital centralisant un large panel de fonctionnalités que nous vous proposons de découvrir.

La création et l’édition de sites web

De nos jours, il est obligatoire pour tous les hôtels indépendants de disposer d’un site web, quelle que soit leur taille. En effet, 52 % des particuliers trouveront votre établissement sur des plateformes intermédiaires. Par conséquent, ne pas avoir de site internet est synonyme de perte de clients.

La fonctionnalité de création et d’édition vous permet de créer des sites web esthétiques et modernes exclusivement pensés pour le secteur hôtelier. Ceux-ci pourront facilement s’adapter à tous les types de supports : tablettes, ordinateurs, smartphones, etc. Pour en apprendre davantage sur les logiciels de gestion d’hôtel, vous pouvez d’ailleurs comparer les fonctionnalités des meilleurs d’entre eux, pour trouver celui qui convient à votre établissement.

De même, vous serez en mesure d’intégrer le contenu de votre choix : images, vidéos, textes, avis clients, carte… et d’apporter des modifications à tout moment. Grâce à cette fonction, vous pourrez : optimiser l’accessibilité de votre site avec une option multilingue, intégrer un blog au site web pour mettre plus de contenu et convertir les visiteurs en clients à travers la technologie.

Le système de réservation

La réservation en ligne permet aux clients de comparer les prix et d’avoir directement toutes les informations relatives à l’hôtel, aux chambres et aux équipements. Ils auront aussi la possibilité de vous contacter via un formulaire en ligne. C’est la raison pour laquelle la réservation fait partie des fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion d’hôtel.

La fonction est à la fois simple, sécurisée et intuitive et il n’y a pas de redirection vers un autre site. Par ailleurs, vous pourrez proposer plusieurs méthodes de paiement pour le versement des arrhes ou encore l’encaissement de tout le séjour.

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Le système de paiement intégré au logiciel de gestion d’hôtel

Il existe de nos jours différents systèmes de paiements simples et sécurisés sur le marché. Toutefois, il faudra faire preuve de vigilance quant à la commission et aux frais cachés. Le logiciel de gestion hôtelière propose sa propre technologie de paiement.

Cela permet de centraliser les paiements au même endroit et d’assurer leur automatisation. Ils seront totalement encryptés et conformes aux lois en vigueur, notamment avec l’élaboration de vérifications anti-fraude.

D’autre part, les voyageurs pourront effectuer leur paiement en quelques clics. Enfin, vous aurez le choix de définir la fréquence de versement des paiements (toutes les semaines ou tous les mois).

Fonctionnalités d’un logiciel de gestion hôtelière : le PMS (Property Management System)

C’est une fonctionnalité dotée de plusieurs options et ayant pour fonction principale l’attribution des chambres. Dans le cas où vous posséderiez plusieurs chambres « Double Standard » par exemple, le PMS vous permettra d’en attribuer une en particulier à un client.

Le tableau de bord constitue le cerveau du logiciel de gestion d’hôtel et constitue le point de pilotage de tout votre établissement. Il convient tout de même de noter que les fonctionnalités et l’interface peuvent varier d’un PMS à un autre. Parmi les options intégrées, nous pouvons citer : l’impression des factures clients et fournisseurs, la réception, les annulations et la caisse, la TVA/CA par mois, la relance des clients, les forfaits et les articles, le CA sur réservation, le prévisionnel d’occupation.

Vous aurez également accès aux données suivantes :

  • les statuts des chambres,
  • les départs et arrivées prévus,
  • les départs effectués aux clients présents,
  • l’aperçu des documents avant impression,
  • les statistiques diverses,
  • les encaissements et les arrhes,
  • le chiffre d’affaires, les ventes et main courante.

La gestion des données clients

De nos jours, les informations clients valent des millions d’euros. En effet, nombreuses sont les grandes entreprises qui n’hésitent pas à payer très cher afin d’obtenir ce type de données. En effet, elles sont indispensables aux stratégies de communication et de marketing. De manière globale, on appelle ces informations numériques DATA.

Le logiciel de gestion hôtelière vous permet de créer des fiches client personnalisées : avec les préférences, les désirs, le régime alimentaire et les allergies de chacun. Vous pouvez aussi avoir à disposition une vaste base de données clients que vous pourrez recontacter en cas de besoin (basse saison par exemple).

Enfin, vous pourrez mettre en place des services sur mesure en fonction des conditions de chaque voyageur : famille avec enfant, personne à mobilité réduite, handicapé visuel ou auditif…

La gestion du planning de l’hôtel en temps réel

Le planning figure parmi les outils hôteliers les plus évolutifs qui soient. D’ailleurs, les versions manuelles ou faites de manière informatique puis imprimées sont actuellement obsolètes et moins pratiques. Le logiciel de gestion d’établissement hôtelier met à disposition des managers des plannings :

  • modernes avec une visualisation globale de 1 à 90 jours en format plein écran,
  • facilement exportables sous différents formats pour impression ou pour partage,
  • faciles à consulter avec des légendes de couleurs permettant d’indiquer les arrivées, les départs, les réservations en attente…,
  • offrant une vue globale sur l’occupation des chambres.

Enfin, les plannings des logiciels sont simples à gérer, à modifier et à remplir. Ceci, grâce à des systèmes de cases à cocher, de pictogrammes, de codes couleur et de « glisser-lâcher ».

La facturation par le biais d’un logiciel de gestion

L’option de facturation est liée au système de paiement. Au niveau de l’outil de gestion d’hôtel, elle vous donne la possibilité de gérer efficacement vos factures afin de ne plus avoir à courir après les impayés. Les factures sont classées par dates et par situation afin que vous puissiez facilement vous retrouver. Vous pourrez aussi les exporter sous divers formats en fonction de vos besoins, ce qui vous permet de gagner du temps.

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La gestion du personnel hôtelier

Avec le calendrier et les différentes options, le logiciel peut également vous aider dans la gestion de votre personnel, notamment de votre personnel de chambres. Selon les réservations, vous pourrez établir grâce à des codes couleur l’état des chambres ainsi que le travail à effectuer. Par la suite, il ne vous restera qu’à attribuer le nettoyage au personnel. De ce fait, ce dernier n’aura plus qu’à cocher après avoir fini.

La création de rapports statistiques

Le logiciel hôtelier vous aide aussi à réaliser vos prévisions mensuelles ou annuelles. Vous pourrez facilement avoir les résultats en pourcentage de clients dits « no-show », c’est-à-dire ceux qui ne sont pas venus. De même, vous aurez une vue sur le pourcentage de familles qui ont réservé, de voyageurs d’affaires, de couples, ou encore l’historique des séjours.

Sur la base de vos factures, il vous sera possible de créer des rapports fiscaux et comptables en quelques clics. Cela vous évitera les longues soirées de travail ainsi que les maux de tête causés par les chiffres. Vos déclarations mensuelles et annuelles sont ainsi réalisées sans stress.

Un logiciel de gestion hôtelière doté d’un channel manager

Nombreux sont les établissements qui se demandent comment gérer les réservations lorsque leurs chambres sont disponibles sur leur site web ou les OTAs. Notez que cette gestion est facilitée par un channel manager qui est une option inclue dans le logiciel de gestion d’hôtel. Cela permet d’éviter le surbooking en retirant la disponibilité d’une chambre sur tous les sites une fois que celle-ci a été réservée.

Le logiciel de gestion d’hôtel est un outil qui convient à tous les acteurs du tourisme : hôtels, motels, auberges, résidences hôtelières, centres de vacances, gîtes, groupes hôteliers… Ses différentes fonctionnalités lui permettent de s’adapter à tous les métiers hôteliers et d’optimiser considérablement la gestion de l’établissement.

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