COMEDEC : simplifier les échanges de données entre les mairies

Depuis 2013, COMEDEC permet à votre mairie de limiter la fraude documentaire, et de simplifier vos démarches administratives sans avoir à produire un acte d’état civil.  Mariage, décès, acte de naissance, passeport ou encore carte d’identité, l’établissement de vos documents administratifs se fait désormais via des serveurs sécurisés. Reliées entre elles, nos collectivités améliorent leur performance. Zoom sur ce dispositif national aux multiples avantages !

Comedec : qu’est-ce que c’est ?

Cette plateforme électronique s’intègre dans un processus de modernisation de l’État. Mise en place par l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) et le ministère de la Justice, COMEDEC facilite l’échange dématérialisé de documents entre les mairies et administrations destinataires des données d’état civil. 

Son nom résume d’ailleurs parfaitement sa mission : le projet étant l’alliance des mots “COMmunication Électronique des Données de l’État Civil”.  

Plus concrètement, grâce à COMEDEC, la création et l’obtention de certains documents officiels ne requièrent plus d’effectuer des démarches auprès de la mairie de naissance. Cela concerne, entre autres, l’établissement de vos cartes d’identité, vos passeports, vos actes de naissance, de mariage et de décès. Ainsi, n’importe quelle mairie raccordée au dispositif COMEDEC pourra répondre à vos demandes. 

Lancé en 2013, le raccordement à la plateforme COMEDEC est devenu une obligation, depuis 2018, pour les communes qui disposent ou qui ont disposé d’une maternité sur leur territoire. 

Quels sont les avantages de COMEDEC ?

Ils sont nombreux ! Le premier concernant bien sûr la possibilité, pour l’usager, de faire une demande de passeport ou de carte d’identité sans devoir passer par sa mairie de naissance. Mais ce dispositif national s’avère également utile pour les communes. Ces dernières peuvent recevoir et prendre en charge des demandes de vérification d’état civil provenant de notaires.

 Les avantages pour l’usager 

• COMEDEC facilite les démarches administratives en lui épargnant des gestes chronophages, tels que la demande d’une copie de son acte de naissance ou de mariage à la mairie de naissance. 
• Grâce à la plateforme virtuelle, il peut obtenir une réponse rapide à ses demandes. Il n’a plus besoin de se déplacer sur place : une simple requête par voie électronique suffit.
• Le dispositif national garantit une meilleure sécurisation et une protection de sa vie privée. Les échanges et données sont soumis à des règles très strictes. Pour chaque démarche, seules les informations nécessaires à la demande sont transmises. 

Les avantages pour les mairies et administrations dépositaires des données d’état civil

• Grâce à COMEDEC, vérifier les données d’état civil demande moins de paperasses. Dématérialisés, les documents peuvent être examinés plus rapidement qu’une pièce physique. 
• La plateforme permet de réduire le volume de courriers entrants ainsi que le nombre d’intermédiaires et d’actions à effectuer (ex. requête sur internet + rendez-vous au guichet + envoi de courriers). 
• Le suivi des demandes est centralisé sur un seul canal, rendant l’organisation des communes plus fluide.  
• COMEDEC aide à réduire l’affluence d’usagers au guichet.
• Grâce au dispositif, les coûts d’affranchissement sont réduits. 
• Les demandes des usagers sont limitées à leur requête spécifique, ce qui permet un traitement plus rapide et ciblé. 

Dans quel cadre le dispositif s’avère utile ?

Notez que la vérification électronique de vos données d’état civil peut être requise par différents organismes et institutions.

• Le ministère de l’Intérieur exige cette vérification pour la délivrance des titres tels que votre CNI et votre passeport.
• Les officiers de l’état civil passent par le dispositif national COMEDEC pour la rédaction de l’acte de mariage, de décès, l’attestation de PACS, la rectification d’erreurs matérielles, ou encore pour les changements de noms et prénoms.
• Pour les besoins des actes notariés, les notaires se reposent sur la plateforme pour le traitement de leur dossier. 

Ainsi, pour résumer, tous les organismes sociaux en France bénéficient de l’aide précieuse de l’outil COMEDEC.

Qui peut accéder à la plateforme ?

L’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) s’est assurée de mettre en place une procédure de sécurisation très stricte. Seuls les agents déclarés auprès de l’ANTS, et disposant d’une carte spécifique peuvent accéder à la plateforme. Les cartes sont gérées directement par le référent COMEDEC du service auquel fait partie l’agent. 

De même, toujours dans un objectif de sécurisation, chaque transmission d’acte requiert une validation par signature électronique et un code spécial. Ainsi, les transmissions ne peuvent être réalisées que par des fonctionnaires titulaires. De quoi protéger les données de l’usager.

COMEDEC : comment y adhérer ?

Comme mentionné plus tôt, le raccordement au dispositif national COMEDEC s’avère obligatoire pour les communes ayant disposé ou disposant d’une maternité. Pour celles qui ne rentreraient pas dans ce cadre, l’adhésion à COMEDEC est effectuée sur la base du volontariat.

Il suffira, par la suite, d’imprimer les conventions titrées “cartes” et “COMEDEC”. Elles doivent être signées et envoyées par courrier aux institutions compétentes. Ainsi, la convention “Cartes” est à transmettre à l’ANTS. Et la convention “COMEDEC” est à envoyer au ministère de la Justice.  

Notez que la signature des conventions mentionnées ne requiert aucune délibération au conseil municipal. Une simple signature du maire suffit. Une fois la signature et l’envoi des conventions terminées, il ne reste plus qu’à attendre la réponse des institutions pour confirmer l’adhésion de la commune à COMEDEC.

Comment se déroulent les échanges sur la plateforme ?

Les mairies adhérant au dispositif national peuvent échanger avec les autres communes et effectuer des vérifications d’état civil, de façon dématérialisée, de deux manières différentes.

• Via WebADA, l’application web mise à disposition par l’ANTS. Elle s’adresse aux communes n’utilisant pas de logiciel d’état civil. 
• Via un logiciel d’état civil : cette solution ne concerne que les communes dont l’éditeur est compatible avec le dispositif COMEDEC.

WebADA

Cette application en ligne gratuite a été développée spécialement pour les communes ayant adhéré à COMEDEC. Mise en place par l’ANTS, WebADA vient en aide aux mairies ne détenant aucun logiciel d’état civil. Pour l’utiliser, la commune doit avoir une carte d’authentification et une signature électronique.

Avec ce portail internet, la commune peut :

• récupérer les demandes de vérification d’état civil ;
• saisir et signer la réponse à la requête de l’usager ;
• envoyer la réponse à la demande ;
• et mieux suivre les dossiers traités.

Logiciel d’état civil 

Pour information, tous les logiciels ne sont pas compatibles avec COMEDEC. Voici une liste des éditeurs pouvant traiter les flux du dispositif national actuellement : 

• Adic Informatique
• Arpège – Mélodie
• Berger-Levrault – E-GRC 
• Cegid 
• Ciril – City-Web
• Cosoluce – CYAN
• Digitech – City Web 
• JVS – Millésime on-line 
• Logitud – Siècle 
• La Banque d’Archive – GEST’ACTE 
• Odyssée Informatique – Littera 

Notez que les communes disposant d’un logiciel d’état civil non compatible avec le dispositif COMEDEC doivent patienter. En effet, elles doivent attendre la mise à jour du logiciel en question par leur éditeur. Ce dernier doit veiller à ce que la capacité du logiciel à gérer les flux COMEDEC.