Le médico-social, un secteur qui s’est digitalisé tardivement
Les EHPAD, cliniques de soins de suite et résidences pour personnes âgées emploient en France plusieurs centaines de milliers de professionnels. C’est un secteur particulier à plusieurs titres : des équipes très majoritairement féminines, des horaires en roulement 24h/24, un fort turnover, de nombreux temps partiels, et surtout une part significative de collaborateurs éloignés des outils numériques.
Cette dernière caractéristique explique pourquoi le secteur a dématérialisé ses processus RH plus tard que la grande distribution ou la logistique. Lorsque le groupe Clariane a lancé le bulletin de paie électronique pour ses 25 000 collaborateurs français en 2022, il a dû mener en parallèle un véritable travail d’accompagnement, ayant identifié que la fracture numérique au sein de son personnel pouvait freiner le projet. Une préoccupation que l’on retrouve chez tous les acteurs du secteur.
Attention aux changements de nom
C’est la première source de confusion pour les salariés du secteur. Deux des trois plus grands groupes privés ont changé de nom récemment :
- Korian est devenu Clariane en 2023 au niveau corporate. La marque commerciale Korian a toutefois été conservée pour les EHPAD en France. Vous verrez donc « Clariane » sur vos documents RH et vos bulletins de paie, et « Korian » sur l’enseigne de votre établissement.
- Orpea est devenu Emeis en mars 2024, deux ans après le scandale qui a secoué le groupe, pour marquer une nouvelle étape de sa refondation.
Si vous cherchez « portail RH Korian » ou « espace salarié Orpea », vous risquez donc de tomber sur des informations obsolètes. Fiez-vous au nom figurant sur votre bulletin de paie le plus récent : c’est celui de votre employeur juridique actuel.
Clariane (ex-Korian) : le coffre-fort numérique pour 25 000 salariés
Présentation du groupe
Clariane est l’un des principaux acteurs européens du soin aux personnes âgées et fragiles. Le groupe anime une communauté de 70 000 professionnels dans six pays européens, dont environ 25 000 à 30 000 collaborateurs en France, répartis sur quelque 280 EHPAD sous enseigne Korian, ainsi que des cliniques et résidences services.
Accès aux bulletins de paie
Depuis 2022, Clariane France a mis en place le bulletin de paie électronique pour l’ensemble de ses collaborateurs. Les bulletins sont déposés dans un coffre-fort numérique personnel, accessible en ligne avec des identifiants propres. Ce dispositif répond à une insatisfaction ancienne en interne : les délais de distribution des bulletins papier, particulièrement problématiques dans un secteur où les équipes travaillent en roulement et ne passent pas quotidiennement par le bureau administratif.
Point important pour les nouveaux embauchés : le groupe a mis en place des rappels réguliers auprès des référents RH pour que chaque nouveau collaborateur soit prévenu qu’il recevra ses fiches de paie dans un coffre-fort numérique. Si vous venez d’être recruté et que vous n’avez reçu aucune information à ce sujet, demandez explicitement à votre référent RH d’établissement l’activation de votre coffre-fort et les identifiants associés.
Le plan d’actionnariat salarié KORUS
Particularité du groupe : un programme d’actionnariat salarié baptisé KORUS, lancé en 2022 et accessible à tous les collaborateurs en Europe. Il permet à chaque salarié de participer, comme actionnaire, aux projets de transformation et d’innovation portés par le groupe. Les informations relatives aux campagnes de souscription sont relayées par les équipes RH et l’intranet du groupe. Si ce dispositif vous intéresse, rapprochez-vous de votre service RH pour connaître les prochaines fenêtres de souscription.
Interlocuteurs et support
Clariane s’appuie sur un réseau de référents RH par établissement, coordonnés au niveau national. Votre référent RH d’établissement est donc votre premier interlocuteur pour tout problème d’accès, d’activation de coffre-fort ou de document manquant. C’est lui qui fait le lien avec les services de paie centralisés.
Emeis (ex-Orpea) : un groupe en refondation
Présentation du groupe
Emeis, anciennement Orpea, est un groupe français fondé en 1989. Il propose une offre complète de soins à travers des maisons de retraite médicalisées (EHPAD), des cliniques de soins médicaux et de réadaptation et des cliniques de santé mentale. Le groupe compte aujourd’hui plus de 83 500 collaborateurs à l’échelle internationale, et exploite environ 229 EHPAD en France, ce qui le place au troisième rang français en nombre de lits derrière Clariane et DomusVi. Son siège social est situé à Puteaux, dans les Hauts-de-Seine.
Accès à votre espace salarié
Le groupe a engagé depuis 2022 une refondation profonde de son organisation, qui inclut la modernisation de ses outils RH. L’accès à votre espace salarié et à votre coffre-fort de bulletins de paie se fait via la plateforme retenue par le groupe, dont les identifiants vous sont communiqués par le service RH de votre établissement lors de votre intégration.
Si vous étiez salarié avant le changement de nom, vos accès n’ont en principe pas été modifiés par le changement d’identité du groupe : seul le nom figurant sur vos documents a changé. En cas de doute ou de perte d’accès, adressez-vous à la direction ou au référent RH de votre résidence.
DomusVi : le troisième grand acteur privé
DomusVi exploite plus de 250 EHPAD en France, avec une implantation particulièrement forte dans l’ouest et le sud du pays. Le groupe totalise environ 21 000 lits, ce qui le situe au deuxième rang français en capacité, entre Clariane et Emeis.
Comme ses concurrents, DomusVi a dématérialisé la distribution de ses bulletins de paie et met à disposition de ses collaborateurs un espace personnel en ligne. Les modalités d’accès et les identifiants sont remis par le service RH de votre établissement lors de l’embauche. L’organisation du groupe étant largement décentralisée au niveau des résidences, votre directeur d’établissement ou le responsable administratif est l’interlocuteur à solliciter pour toute question d’accès.
Établissements associatifs, mutualistes et publics
Au-delà des trois grands groupes privés, une large part du secteur médico-social relève du monde associatif, mutualiste ou public : associations gestionnaires locales, Mutualité Française, centres communaux d’action sociale (CCAS), établissements publics de santé.
Dans ces structures, il n’existe évidemment pas de portail commun. Chaque association ou établissement choisit son propre logiciel de paie et son coffre-fort numérique. La méthode pour retrouver votre espace est alors la même que dans les enseignes d’indépendants de la distribution : regardez votre bulletin de paie, sur lequel figure généralement le nom du prestataire hébergeant vos documents, ainsi que le nom exact de votre employeur juridique.
Si vous travaillez pour un établissement public (EHPAD hospitalier, CCAS), vos bulletins peuvent également transiter par des dispositifs spécifiques à la fonction publique. Votre service RH vous indiquera la procédure applicable.
Les fonctionnalités communes aux portails du secteur
Quel que soit votre employeur, les espaces salariés du médico-social proposent généralement un socle commun :
- Coffre-fort numérique pour les bulletins de paie, avec archivage longue durée et accès souvent maintenu après le départ de l’entreprise.
- Demandes de congés et absences, avec validation par la direction d’établissement.
- Documents administratifs : contrat, avenants, attestations employeur, certificats de travail.
- Mise à jour des données personnelles : adresse, RIB, contact d’urgence.
- Catalogue de formations, la formation étant centrale dans un secteur où les parcours de qualification (aide-soignant, accompagnant éducatif et social, infirmier) sont structurants.
En revanche, le planning relève très souvent d’un outil distinct dans ce secteur, du fait de la complexité des roulements, des cycles de nuit et des remplacements. Ne vous étonnez pas si vos horaires n’apparaissent pas dans le même espace que vos bulletins de paie : renseignez-vous auprès de votre cadre de santé ou de votre direction sur l’outil utilisé pour les plannings.
Problèmes d’accès : que faire ?
Je n’ai jamais activé mon coffre-fort numérique
C’est le cas le plus fréquent dans ce secteur, où de nombreux collaborateurs n’ont pas été accompagnés lors du passage au bulletin électronique. L’activation nécessite un lien envoyé par e-mail, souvent à validité limitée. Si vous ne l’avez jamais reçu ou si vous l’avez laissé expirer, demandez à votre référent RH ou à votre direction d’établissement de vous renvoyer une invitation. Cette démarche est rapide et fréquente : n’hésitez pas à la solliciter.
Je n’ai pas d’adresse e-mail professionnelle
Dans le médico-social, une partie des collaborateurs de terrain ne dispose pas d’adresse e-mail professionnelle. Les coffres-forts numériques sont alors rattachés à une adresse personnelle. Veillez à ce que celle enregistrée dans votre dossier soit bien à jour et que vous y ayez accès : c’est la clé de toute réinitialisation de mot de passe.
Mot de passe oublié ou compte bloqué
Utilisez le lien de réinitialisation sur la page de connexion de votre portail, en vérifiant vos spams. Après plusieurs tentatives échouées, le compte peut être temporairement verrouillé : patientez une trentaine de minutes. En cas de blocage persistant, seul votre service RH ou le support du prestataire peut débloquer l’accès.
Je ne suis pas à l’aise avec l’informatique
C’est une difficulté reconnue et prise en compte par les employeurs du secteur. Les grands groupes ont mis en place des dispositifs d’accompagnement spécifiques pour les collaborateurs les moins à l’aise avec le numérique. N’hésitez pas à demander de l’aide à votre référent RH, à votre direction ou à un collègue : il n’y a rien d’anormal à solliciter un accompagnement, et c’est précisément ce qui a été prévu.
Conseils pour les professionnels du médico-social
Activez votre coffre-fort dès l’embauche
Dans un secteur à fort turnover et avec de nombreux contrats courts ou remplacements, l’activation immédiate de votre espace personnel est essentielle. Elle vous garantit l’accès à vos bulletins même après la fin de votre contrat, ce qui évite des démarches fastidieuses par la suite.
Archivez vos documents à chaque contrat
Si vous enchaînez les remplacements ou les CDD dans plusieurs établissements, téléchargez systématiquement vos bulletins, certificats de travail et attestations à la fin de chaque mission. Constituer un dossier personnel complet vous fera gagner un temps considérable pour toute démarche administrative, bancaire ou de logement.
Conservez la trace de votre employeur juridique
Entre les changements de nom des groupes, les cessions d’établissements et les reprises, l’identité de votre employeur peut évoluer sans que votre lieu de travail change. Notez le nom exact de la société figurant sur votre contrat et vos bulletins : c’est cette entité que vous devrez mentionner dans vos futures démarches.
Suivez vos droits à la formation
La formation est un levier majeur d’évolution dans ce secteur, où les parcours menant aux diplômes d’aide-soignant ou d’accompagnant éducatif et social sont accessibles en cours de carrière. Consultez régulièrement le catalogue disponible sur votre espace et échangez avec votre direction sur les dispositifs mobilisables.
Un secteur où l’accompagnement fait la différence
Contrairement à des secteurs où la digitalisation RH s’est imposée sans difficulté, le médico-social a dû composer avec une réalité de terrain : des équipes dévouées aux résidents, souvent peu équipées et peu formées aux outils numériques. Les employeurs du secteur l’ont largement intégré, en accompagnant le déploiement de leurs portails plutôt qu’en l’imposant. Pour le salarié, la règle reste simple : votre bulletin de paie indique votre employeur réel, et votre référent RH d’établissement détient les clés de vos accès. Une logique de proximité que l’on retrouve dans d’autres secteurs décentralisés, comme les enseignes d’indépendants de la distribution, où c’est également l’échelon local qui gère les outils RH au quotidien.
