La France, et plus particulièrement Paris, propose une grande quantité d’événements pendant les mois d’été, notamment des foires et des festivals culturels et commerciaux.
Ces événements attirent souvent un nombre important de participants et nécessitent une grande planification préalable. Un grand nombre de facteurs, en plus de l’imprévisibilité du climat, menacent l’atteinte de l’objectif de tenir un tel événement avec succès. Il est impératif que vous connaissiez bien la loi et que vous soyez bien préparé à toutes les éventualités qui peuvent survenir.
Sommaire
Organiser l’événement
Il peut sembler facile d’organiser un événement professionnel tel qu’une conférence, une fête pour célébrer l’introduction d’un nouveau produit ou une cérémonie pour clôturer l’année. Cependant, une quantité importante de planification et d’organisation est nécessaire avant que des événements de cette nature puissent être considérés comme un succès. Les tâches administratives constituent une part importante de la phase de planification d’un événement commercial, c’est l’étape la plus importante du processus d’obtention des autorisations.
Il s’agit d’une phase très critique qui doit être réalisée avec la plus grande prudence pour être couronnée de succès. Vous devrez penser beaucoup de choses tel que des chaises, des tables, des présentoirs, panneaux… mais également tout l’aspect sécurité de l’événement : prendre soin des sorties de secours, ne rien mettre devant les extincteurs, penser aux barrière de manifestation si nécessaire…
En bref, la tenue d’événements sur le domaine public est régie par une multitude de règlements promulgués par le gouvernement central ainsi que par des arrêtés pris par les différentes municipalités. Vous devez contacter l’unité administrative chargée des autorisations et vous assurer que vous remplissez les documents appropriés. À vrai dire, les autorisations sont différentes selon le type et l’importance de l’événement à venir.
Fixez des objectifs
La première chose à faire est de vous demander pourquoi vous devez organiser cet événement. Souhaitez-vous montrer votre appréciation à votre personnel ? Voulez-vous lancer un nouveau produit ? Comment allez-vous présenter votre entreprise à de nouveaux clients potentiels ?
Vous serez en mesure de savoir qui est le public d’un événement après avoir fait cette première observation basée sur vos buts. Vous aurez ainsi l’occasion de réfléchir plus concrètement au caractère de l’événement à mettre en place.
Recherchez le lieu
Il est nécessaire de commencer à chercher une salle plusieurs mois à l’avance, voire même avant que la liste des visiteurs ne soit terminée. En effet, l’utilisation d’un espace locatif sera obligatoire dans le cas où les locaux de l’entreprise ne pourraient pas accueillir les invités.
Constituez un groupe de personnes fiables
Vous ne pouvez pas organiser un tel événement tout seul ; vous aurez besoin de l’aide des autres. Il est de la plus haute importance de répartir les tâches et d’utiliser les ressources appropriées dans les lieux appropriés. La constitution d’un groupe solide de personnes devrait être votre priorité lorsque vous organisez un événement.
Répartissez les tâches
Il est de la plus haute importance de déléguer des responsabilités aux différents membres de l’équipe, non seulement pendant la phase de préparation, mais aussi durant le déroulement de l’événement. Attribuez les rôles et les tâches en fonction du lieu.
Par exemple, une personne est chargée de l’espace qui sert d’inscription, une autre est chargée d’accueillir les orateurs et une autre encore est chargée de l’équipement, de la nourriture, de la communication avec la presse, etc. Chaque personne doit disposer de son propre espace, dont elle sera responsable pendant toute la durée de l’événement.
Calculez votre budget
Avez-vous déterminé ce que vous voulez accomplir et qui vous souhaitez cibler avec votre événement professionnel ? La fixation de votre budget devient la chose la plus cruciale à accomplir… et peut-être la plus difficile si vous n’avez pas d’expertise préalable ou si vous ne bénéficiez pas de l’aide d’une agence événementielle.
